Kada je vreme da firma pređe na custom web aplikaciju?

Međutim, ono što dobro funkcioniše za nekoliko zaposlenih i manji broj klijenata često postaje problem kada poslovanje počne da raste.

Šta je custom web aplikacija?

Custom web aplikacija je softversko rešenje razvijeno prema konkretnim potrebama određene kompanije.

Za razliku od gotovih programa, kod kojih se poslovanje prilagođava mogućnostima softvera, kod custom aplikacije softver se prilagođava načinu na koji kompanija već posluje.

Takva aplikacija može objediniti veliki broj poslovnih procesa:

• upravljanje klijentima i kontaktima,
• evidenciju projekata i zadataka,
• upravljanje zaposlenima,
• radne naloge,
• ponude i fakture,
• evidenciju proizvoda i zaliha,
• dokumentaciju i digitalnu arhivu,
• izveštaje i statistiku,
• interne procedure i odobravanja,
• automatske email notifikacije,
• povezivanje sa drugim poslovnim sistemima putem API-ja.

Aplikacija je dostupna putem web browsera, pa zaposleni mogu da joj pristupe sa računara, tableta ili telefona, u skladu sa svojim korisničkim pravima.

1. Kada Excel više nije dovoljan

Excel je odličan alat i u mnogim kompanijama može veoma dugo da bude deo svakodnevnog poslovanja.

Problem nastaje kada se pojavi veliki broj tabela, različitih verzija istog dokumenta i više zaposlenih koji istovremeno rade sa istim podacima.

„Ko ima poslednju verziju tabele?“

„Da li je ovo već promenjeno?“

„Ko je obrisao ovaj podatak?“

„Gde je dokument koji je kolega poslao prošle nedelje?“

Ako ovakva pitanja postanu svakodnevica, kompaniji verovatno više nije potrebna još jedna Excel tabela – već centralizovan informacioni sistem.

Custom web aplikacija omogućava da svi relevantni podaci budu smešteni na jednom mestu i dostupni samo korisnicima koji imaju odgovarajuća prava pristupa.

2. Kada zaposleni iste podatke unose više puta

Jedan od jasnih pokazatelja da poslovni proces može biti unapređen jeste višestruki unos istih podataka.

Na primer, podatak o klijentu prvo se unosi u Excel tabelu, zatim u program za fakturisanje, potom u CRM, a deo informacija se ponovo šalje emailom kolegama.

Osim što oduzima vreme, svaki dodatni ručni unos povećava mogućnost greške.

Dobro projektovana web aplikacija omogućava da se podatak unese jednom, a zatim koristi u svim delovima sistema gde je potreban.

3. Kada firma koristi previše različitih programa

CRM u jednom sistemu, projekti u drugom, dokumentacija na cloud storage-u, zadaci u trećem servisu, a važni dogovori ostaju u emailovima ili chat aplikacijama.

Svaki od ovih alata pojedinačno može biti odličan, ali veliki broj nepovezanih sistema može usporiti svakodnevni rad.

Custom poslovna aplikacija može objediniti najvažnije funkcije u jednom sistemu ili povezati postojeće servise putem API integracija.

Cilj nije nužno zameniti svaki program koji kompanija koristi, već napraviti centralno mesto sa kojeg se upravlja ključnim poslovnim procesima.

4. Automatizacija poslova koji se svakodnevno ponavljaju

Veliki deo administrativnih poslova moguće je automatizovati.

Ako zaposleni svakog dana ručno generiše iste izveštaje, proverava rokove, šalje obaveštenja ili prepisuje podatke između sistema, postoji velika verovatnoća da deo tog procesa može da preuzme softver.

Web aplikacija, na primer, može automatski da:

• generiše PDF i Excel izveštaje,
• upozorava na približavanje rokova,
• šalje email obaveštenja,
• kreira dokumentaciju iz postojećih podataka,
• prati status projekata,
• evidentira istoriju promena,
• priprema podatke za menadžment,
• razmenjuje podatke sa drugim sistemima.

Rezultat nije samo ušteda vremena. Automatizacija omogućava zaposlenima da manje vremena troše na rutinske administrativne aktivnosti, a više na poslove koji zahtevaju njihovo znanje i iskustvo.

5. Informacije dostupne u realnom vremenu

Jedna od najvećih prednosti centralizovanog poslovnog sistema jeste mogućnost da rukovodstvo u svakom trenutku ima pregled aktuelnog stanja.

Umesto čekanja da neko pripremi mesečni Excel izveštaj, podaci mogu biti dostupni kroz dashboard odmah nakon prijave u sistem.

Koliko projekata trenutno kasni?

Koliko novih zahteva je stiglo ovog meseca?

Koji poslovi čekaju odobrenje?

Koliki je promet po periodu, klijentu ili sektoru?

Koji resursi su trenutno angažovani?

Odgovori na ovakva pitanja mogu biti dostupni u nekoliko sekundi.

6. Svaki zaposleni vidi samo ono što mu je potrebno

Custom aplikacije omogućavaju precizno definisanje korisničkih uloga i prava pristupa.

Administrator može imati pristup kompletnom sistemu, menadžer svom sektoru, dok zaposleni može videti samo projekte i podatke koji su mu potrebni za rad.

Pored kontrole pristupa, moguće je evidentirati ko je i kada napravio određenu izmenu.

Ovakav način rada posebno postaje značajan kada sistem koristi desetine ili stotine korisnika.

7. Softver raste zajedno sa kompanijom

Jedna od važnih razlika između gotovog i custom rešenja jeste mogućnost daljeg razvoja.

Poslovni procesi se menjaju. Pojavljuju se novi proizvodi, novi sektori, novi klijenti i novi zahtevi.

Custom aplikacija zato ne mora biti završen proizvod koji se više ne menja. Sistem može početi sa nekoliko ključnih modula, a zatim se postepeno proširivati.

Danas kompaniji može biti potrebna evidencija projekata i klijenata, sutra mobilna aplikacija, povezivanje sa računovodstvenim sistemom, automatsko generisanje dokumentacije ili novi sistem izveštavanja.

A šta je sa veštačkom inteligencijom?

Savremene poslovne aplikacije sve češće uključuju i AI funkcionalnosti.

Veštačka inteligencija može analizirati postojeće podatke, klasifikovati dokumentaciju, pomoći prilikom pretrage velike količine informacija, generisati sažetke i izveštaje ili omogućiti zaposlenima da komuniciraju sa poslovnim sistemom korišćenjem prirodnog jezika.

Umesto pretraživanja deset različitih ekrana, korisnik može postaviti pitanje:

„Koji projekti kasne više od sedam dana?“

ili:

„Prikaži mi klijente kojima ponuda još nije odobrena.“

AI tada postaje dodatni interfejs između zaposlenog i podataka koje kompanija već poseduje.

Da li je custom aplikacija potrebna svakoj firmi?

Ne.

Za malu kompaniju sa jednostavnim poslovnim procesima kvalitetan gotov SaaS proizvod često predstavlja ekonomičnije i brže rešenje.

Custom razvoj ima najviše smisla kada kompanija ima specifične procese koje postojeći programi ne podržavaju dovoljno dobro ili kada prilagođavanje poslovanja ograničenjima gotovog softvera počinje da stvara dodatne troškove.

Dobar pokazatelj je jednostavno pitanje:

Koliko vremena zaposleni svakog meseca potroše radeći stvari koje bi softver mogao da uradi automatski?

Ako se odgovor meri desetinama ili stotinama radnih sati, razvoj sopstvenog sistema više nije samo IT investicija – može postati direktna poslovna ušteda.

Od ideje do poslovnog sistema

Razvoj kvalitetne custom web aplikacije ne počinje programiranjem.

Prvi korak je analiza postojećeg načina rada: kako informacije ulaze u kompaniju, ko ih koristi, gde nastaju zastoji, koji poslovi se ponavljaju i šta je moguće automatizovati.

Tek nakon toga definišu se moduli, korisničke uloge, baza podataka, integracije i način na koji će zaposleni koristiti sistem.

Najbolja poslovna aplikacija nije ona koja ima najveći broj funkcija.

Najbolja je ona koja pojednostavljuje svakodnevni posao kompanije.